特設臨時ページ
楽器forKids の会計ゴタゴタ、その真実を淡々と記すページ
 
04☆会計方式の説明と反省点_出納帳は在った
既存の会計方式(問題に繋がったところの)について説明します。
 
・領収書など支出証憑はザックリと束にして武田手元に保存
(この保存方法が先ずいい加減な会計の原因と反省しています。会計の手伝いをしてくれているスタッフにすぐ郵送すべきでした。)
 
・ある程度貯まってから会計記録原簿(出納帳に相当、原始版と呼称)に記入
 
・収入については、カンパ専用通帳に何件か入金があってから会計記録原簿に記録。
手渡しカンパについてはすぐ記入と共に楽屋での報告。
(これも、各件すぐに行っていれば確実性は上がっていたでしょう。日々の多忙に押されての怠慢だったのは確か。)
 
・領収書束はある程度貯まってからスタッフOさんに束を渡し、スキャンしてもらう。
(この段階で、保存の仕方が悪く、全てを渡せてない場合があり、今回の発掘で沢山の記入漏れが見つかりました。)
 
・会計記録原簿とスキャン写真を素に、スタッフSさんが書き落とし(領収書写真束から)を追記しつつ一般的な会計記録の見た目に清書。
 
 
そこで起こっていた問題。Sさんの多忙が重なり、清書には時間がかかりました。
2015年度以降は私自身の多忙も重なり、原簿内容確定も遅れて公開の遅れに拍車がかかりました。
 
 
<立替分精算の方式>
スタッフが個人資金を立て替えてgfk活動に支出をした場合、その領収書あるいは支出記録メモ書きあるいは領収書写真と共に請求して頂き、可能なタイミングで手渡しで精算。
手渡しが難しい場合は振り込みました。
そこでの反省。
手渡した際に、領収書原本を受け取れた場合は問題ないが、メモ書き・写真の場合は原本あるいは受取証憑の発行をしてもらっていない。
今回、あらためて領収書などを書いて貰っている最中。
 
 
私の立替分について、その各件を逐一記録し、その合計を精算する、という方式をとっていなかったのも反省点です。
クレジットカードを使っての立替、個人通帳からの振込、お財布の中のお金を使った支出が多かった。
カードと通帳からの支出は記録が残ります。財布支出も領収書がある限り記録に残ります。
領収書を受け取れなかったものは仕方ありません。
ですので、私の立替分精算は原則、現会計報告を出した後に、「あるべき専用通帳の残高」と「実際の残高」を一致させることを自分の精算としてました。
 
 
ですが、そこに訂正せねばならない間違いがあります。
現会計報告自体に間違いが多かったので、その間違いを訂正せねばなりません。
収入の書き落としも発覚したので、少なくともその分は要返却。
支出の書き落としも多いですが、見直しの結果、支出算入から削除・要按分件も多い。
とはいえ結果的に専用通帳に返金すべき「おろしすぎた金額」はあります。
 
 
その分については、返却する用意はしてる旨を楽屋内で既に述べてます。
この文書にて、御覧の皆さんにもお伝えします。
 
 
「楽器保管搬送事務手数料」として現会計報告への支出算入があります。
それは実は、こうした事態に至った時に対処できるような準備でもありました。
2012年夏の時点で、手元の領収書整理が多忙に押され溢れかえっていたので、楽屋にて↓という表明をしています。
 
*****引用、原文ママ*****
2012年8月19日
今までの会計を一通りブラッシュアップしました。後から後からポロポロと領収書が出て来たりしてたのでこの段階で一気に纏め直しました。で、情けないことに領収書が無いながらもポロポロと出費は嵩んでいたようでどうにもバランスが取りにくいモヤモヤについて、2011年7月以降「楽器管理移送など諸経費」として月に4万を計上してみました。少し大目ですが、拙者宅の一部屋を常に占拠してることや日常的にかけてしまってる時間とのバランス、且つ、今後自腹的に動きやすくするためのゆとりのつもり&あまり黒字が多く見えると、やがて社団法人化するとしても対税務署的に面倒かな、と。で、とりあえずプールってことです。
(その時点での会計記録原簿を添付)
 
*****引用おわり*****
 
つまりその時点で、領収書管理の溢れかえりに直面し、将来に見直しと訂正の必要を感じていたということです。
そこで、その直後から上記のSさんとOさんに会計の手伝いをお願いしています。
(ちなみに「自腹的に動きやすく」というのは、私の財布に入れておき、日常的なgfk関連の現金支出の際に困らないようにする、という意味です。)
 
 
それと、その当時のスタッフ陣からの提案で(これも
FBページで何度か書きましたが)、
武田がほぼ専業状態で本業をできずにgfkに関わっている状態を鑑みて「楽器保管搬送事務手数料」という名目で、経費相当分(実費に加え人件費相当の一部)を受け取るよう勧められました。
それを踏まえての上記引用文です。
 
 
ですが、今回の見直し作業にて、その支出項目は一旦すべてゼロとする提案をしました。
その代わりに、明らかな証憑を提出でき、確かな按分率計算も可能な
「自宅の一部を倉庫として使い続けた経費」
というあらたな支出項目を提案しました。
※その詳細は↓
『「楽器保管搬送事務手数料」全削除提案してます』
 
 
それら諸提案の実態は、追ってお見せするデータに明らかにしています。
まずは、現会計報告の列挙から始めます。

 
 
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